A transformação digital é uma forma das empresas serem mais eficientes. No entanto, ainda poucas firmas estão verdadeiramente a trilhar este caminho. A opinião é do holandês Jeroen Kant, vice-presidente de business development da Spigraph, empresa presente em vários mercados mundiais vocacionada em recolha documental, software e computação, tendo sido expressa no 2º Encontro Transformação Digital na Otimização de Processos Documentais, organizado pela EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, com o apoio da Spigraph.
Citando dados da Associação para a Gestão de Informação e Imagem (AIIM), Jeroen Kant sublinhou que 62% das organizações diz estar comprometida com a transformação digital, contudo, 37% admite ter ainda ter o escritório cheio de papel e 19% referem mesmo que a quantidade de papel está a aumentar.
“A gestão da informação ainda é muito caótica, ainda há muito papel e muitos processos manuais”, refere este especialista holandês.
Quatro horas de trabalho por dia poupadas
Falando de soluções de captura documental na conferência em que participou, Kant deu casos práticos de como a digitalização trouxe benefícios para os sistemas processuais de várias empresas, nomeadamente a de um grande banco belga que pretendia melhorar os procedimentos ligados à abertura de contas, em cujo departamento dominava o trabalho manual na abertura de cartas, verificação de assinaturas e digitalização de documentos. A implementação de um sistema de equipamentos de digitalização em massa para a separação de documentos validados dos invalidados permitiu à equipa poupar quatro horas por dia na verificação de documentos.
Jeroen Kant apresentou ainda o caso de uma empresa de Business Process Outsourcing (BPO) na Holanda, onde eram digitalizados dez mil documentos por dia. Neste caso, foi possível implementar uma solução de digitalização em massa com colocação de códigos de barras em documentos, permitindo que a digitalização e validação de processos passasse de quatro funcionários para apenas um, libertando os restantes para outras funções.
Gerir informação de forma eficiente
Marco Santos, diretor de tecnologias de informação da EAD, destacou a importância de controlar a informação que chega às organizações através dos emails partilhados, dando o exemplo do sistema de gestão documental em workflow Read, Write & Share (RWS), uma metodologia que permite organizar, através da automação de regras, um fluxo de email que permite uma melhor distribuição das tarefas que chegam às organizações, sua respetiva prioridade e classificação.
Para Marco Santos, é um tipo de solução que permite “melhorar a eficiência das organizações”, não só pelo encaminhamento automático e agregação dos emails em diferentes tarefas, mas também porque dá à organização “indicadores de produtividade”.
Maria Perdigão, project manager account da seguradora Generali, revelou que a companhia conseguiu em Portugal, no último ano, melhorar o tempo de resposta aos clientes em 45% através da implementação de uma solução de fluxo de processos, que permitiu criar tarefas, através de regras automáticas atribuídas aos assuntos dos emails.
A responsável revelou que a solução permitiu “não só reduzir o tempo de resposta, como também melhorar o encaminhamento de pedidos para as respetivas equipas de apoio ao cliente e acabar com o risco de eliminação de documentação”.
Transformação digital não substitui pessoas
Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD, defende que “o mote da transformação digital não é substituir pessoas”, mas sim “colocar as pessoas a fazerem tarefas que as estimulem mais”.
O CEO vincou, ainda, a importância da eficiência na gestão de processos para ter uma organização de sucesso: “Quanto mais eficientes as empresas forem no processo documental associado ao seu produto ou serviço, mais hipóteses têm de sobreviver no mercado.”
O evento contou com cerca de uma centena de participantes, estando já prevista uma terceira edição para 2019.
